Accréditation

Au cours de cette phase d’accréditation, le département examine l’importance de l’accréditation pour son ou ses programme(s). La documentation et la vidéo du site Web de l’ACPAP seront utiles pour expliquer le processus d’accréditation et sa valeur au département. La direction ou le responsable désigné de l’accréditation devrait décrire les étapes du processus. Idéalement, le processus d’accréditation de l’ACPAP devrait être mené en même temps qu’un autre examen afin de minimiser la charge de travail du département et d’éviter « la fatigue de l’examen ».

Les membres du département chargés du processus doivent consulter le comité d’accréditation de l’ACPAP et/ou une personne-conseil de l’ACPAP pour discuter de l’admissibilité du programme à l’accréditation. À cette étape, il serait utile de fournir un court document (5 à 10 pages) décrivant les principales caractéristiques du ou des programme(s) dont on envisage l’accréditation et l’énoncé de mission, s’il est disponible. Si la présidence du conseil d’accréditation et le représentant du département décident que le programme n’est pas prêt pour l’accréditation, ils doivent alors déterminer ce que le département doit faire pour entamer le processus et le moment approprié pour l'accréditation. Si le programme semble prêt à être accrédité et que le département décide d’aller de l’avant, il enverra une demande officielle à la présidence du conseil d’accréditation de l’ACPAP en indiquant le ou les programmes qu'il souhaite faire accréditer.

NOTE: À cette étape, il est essentiel que les départements évaluent les forces et faiblesses du ou des programmes dont on envisage l’accréditation, ainsi que les objectifs du ou des programme(s). Le responsable désigné du processus devrait en discuter franchement avec la présidence du conseil d’accréditation ou la personne-conseil de l’ACPAP. L’ACPAP reconnaît que les programmes peuvent avoir des faiblesses ou des aspects à améliorer qui peuvent être dus à des facteurs qui outrepassent la responsabilité du département à court terme, mais elle souhaiterait comprendre comment le département prévoit aborder ces faiblesses ou ces aspects à améliorer.

Au cours de cette phase, le département doit discuter du modèle d'auto-évaluation et préparer la documentation pertinente. Il sera utile que le membre du département désigné comme responsable du processus ait examiné le modèle et rempli toute information facilement accessible avant l'examen du département. Le département peut souhaiter organiser une réunion consacrée à l'accréditation au cours de laquelle il identifiera les principaux points forts du programme et les domaines à améliorer, en gardant à l'esprit l'énoncé de mission du département puisqu'il sera essentiel à l'examen du ou des programme(s). Si le département n'a pas d'énoncé de mission, la première étape de l'auto-évaluation devrait consister à en élaborer un. L'énoncé de mission énonce les objectifs du département et fournit ainsi la justification du ou des programme(s) qu'il offre. Les objectifs d'apprentissage découlent ensuite de l'énoncé de mission.

Si le département fait l’objet d’un autre examen, une grande partie de l’information préparée pour cet examen peut ne nécessiter qu’un document sommaire qui peut être inséré dans le formulaire d’auto-évaluation de l’ACPAP. Le matériel référencé peut être ensuite inclus dans une annexe en utilisant le format de l’un ou l’autre examen. Il s’avère toutefois important d’inclure tous les documents liés aux divers aspects qui sont présentés dans le formulaire de l’ACPAP.

L’auto-évaluation ne doit pas dépasser 45 pages, sans compter les annexes. Lors de la préparation de l’auto-évaluation, le département peut consulter la personne-conseil de l’ACPAP pour toute question ou incertitude. Si le département identifie des omissions critiques dans son programme au cours de la discussion avec la personne-conseil de l’ACPAP, il peut choisir de suspendre le processus d’accréditation jusqu’à ce que les changements puissent être apportés. Le département doit informer la présidence du comité d’accréditation de l’ACPAP de cette décision. Le processus reprendra lorsque le département signifiera à la présidence son intention de reprendre le processus.

Une fois que l’auto-évaluation est terminée à la satisfaction du département, la direction ou la personne désignée la soumet à la présidence du comité d’accréditation de l’ACPAP et indique que le département est prêt à recevoir les évaluateurs.

Au cours de la phase 3, la direction ou la personne désignée doit rencontrer par téléphone ou par vidéoconférence la présidence du comité d’accréditation de l’ACPAP afin de l’informer de toute préoccupation et de toute condition particulière concernant l’auto-évaluation. La présidence du comité d’accréditation de l’ACPAP informera le département du choix des deux évaluateurs pour le(s) programme(s) en tenant compte de tout évaluateur ayant un conflit d’intérêts possible, tel qu’identifié par le département.

Le département devrait revoir les responsabilités de ses membres pendant la visite. Il est important d’encourager le corps professoral, le personnel, les étudiants et les administrateurs à être francs afin de permettre aux évaluateurs de comprendre la position du département telle qu’elle est exprimée dans l’auto-évaluation. La visite sur place doit être planifiée par le département, avec un itinéraire clair pour les évaluateurs, y compris un bloc de temps vers la fin de la visite pour que les évaluateurs se rencontrent afin de discuter de leur rapport et d’obtenir tout matériel supplémentaire dont ils ont besoin pour conclure leur examen. Il est également utile de réserver du temps aux évaluateurs à mi-parcours de l’examen pour se concentrer sur ce qu’ils entendent et examiner ou demander toute nouvelle documentation.

Le département accueillera les examinateurs et fournira toute information supplémentaire que les évaluateurs jugeront nécessaire. Le département doit veiller à ce que les évaluateurs aient le temps de se concerter et de structurer le plan de leur rapport. Avant leur départ, les évaluateurs donneront au département une indication de leur évaluation. Le département peut alors fournir toute information supplémentaire qu’il juge pertinente pour répondre à toute préoccupation exprimée par les évaluateurs.

Rapport d'évaluation

Après la visite sur place et après avoir reçu toute information supplémentaire du département, les évaluateurs rédigeront et soumettront leur rapport au comité d’accréditation de l’ACPAP. Au fur et à mesure que les évaluateurs rédigent le rapport, ils informent le département de la probabilité d’une évaluation négative et de la nature de leur(s) préoccupation(s). Le département aura l’occasion de répondre et de fournir toute documentation pertinente avant que les évaluateurs ne soumettent le rapport au comité.

Si les évaluateurs croient toujours qu’une évaluation négative se dessine, ils doivent alors informer la présidence du comité d’accréditation de la nature de leurs préoccupations. Après avoir consulté le comité d’accréditation, la présidence discutera avec le représentant du département de la façon de procéder. Le département peut choisir de faire une pause dans le processus pour répondre aux préoccupations ou il peut choisir de déposer des informations supplémentaires pour l’évaluation. Bien que le conseil d’accréditation ne puisse modifier le rapport des évaluateurs, il tiendra compte de toute information supplémentaire soumise par le département lorsqu’il prendra sa décision d’accréditation.

Le rapport des évaluateurs doit être soumis au comité d’accréditation sous forme de deux documents distincts :

• Le document principal doit être préparé pour être affiché sur le site Web de l’ACPAP et devrait inclure les recommandations des évaluateurs et leur examen du ou des programme(s) en notant les aspects à améliorer de manière constructive.
• Le deuxième document doit être un mémorandum stratégique confidentiel qui souligne les forces et faiblesses du ou des programme(s) et fournit des conseils à la direction du département ou de l’école sur les questions qui sont particulièrement importantes pour assurer le succès du ou des programme(s) et une amélioration continue à l'avenir. Le mémorandum stratégique ne sera pas un document public, mais demeurera confidentiel pour le comité d’accréditation et le département afin de permettre des commentaires francs et détaillés. Cependant, il fait partie intégrante du processus visant à promouvoir l’amélioration continue des programmes et à fournir à la direction du ou des programmes(s) une aide pour effectuer les changements nécessaires ou pour obtenir les ressources requises pour leur(s) programme(s).

Décision du comité

Le comité d’accréditation examinera le rapport des évaluateurs et toute information supplémentaire fournie par le département en lien avec les préoccupations soulevées dans le rapport. Sur la base des délibérations et de la décision du comité , la présidence du comité d’accréditation informera le département de la décision d’accréditation. Si une décision négative se dessine, le département en sera informé et aura la possibilité de répondre et de fournir toute information supplémentaire pour répondre aux préoccupations avant que le conseil d’accréditation ne prenne sa décision définitive.

Une fois que le département a été informé de la décision du comité d’accréditation et qu’il aura eu l’occasion de répondre à cette décision par écrit, le comité d’accréditation de l’ACPAP affichera sur le site Web de l’ACPAP la lettre du conseil d’accréditation au département avec la décision d’accréditation, le rapport des évaluations et la ou les réponse(s) du département. Le conseil d’accréditation rendra compte de ses décisions au conseil d’administration de l’ACPAP dans son rapport annuel.